Lo smart working, termine di origine anglosassone la cui corretta traduzione italiana è lavoro agile, rappresenta un metodo di lavoro che permette al lavoratore di esercitare la professione senza dover essere presente all’interno degli uffici predisposti dall’azienda.
Si tratta di un fenomeno tipico della Digital Transformation, iniziato già da prima della pandemia ma che ha visto un ulteriore consolidamento proprio a fronte dei cambiamenti che hanno registrato i diversi settori dell’economia in occasione dell’emergenza Covid-19.
Le parole d’ordine della new economy, e sono anche quelle dello smart working, appaiono sempre di più le seguenti: digitalizzazione, comunicazione, innovazione, formazione, condivisione, collaborazione, lavorare ponendosi degli obiettivi, incremento di una cultura basata sull’analisi degli errori, senso di responsabilità.
La comparsa dello smart working ha portato per le imprese diverse problematiche legate ai lavoratori che ne fanno uso e alla loro gestione. Si rivela necessario in particolare condividere i documenti amministrativi e le comunicazioni interne.
Come comportarsi, dunque? Una risposta viene dal digitale e dallo sviluppo delle cosiddette app dipendenti. Si tratta di software in cloud di ultima generazione disponibili per pc, smartphone e tablet, attraverso cui diventa semplice compiere diverse operazioni amministrative fondamentali per le imprese, anche mentre i lavoratori operano da remoto .
Tra queste troviamo quelle inerenti la gestione delle buste paga e di altri documenti di lavoro, con il risultato di avere una fruizione intuitiva, in qualsiasi luogo e momento, anche da remoto.
L’importanza della collaborazione nello smart working
L’utilizzo delle applicazioni per il lavoro agile parte da uno dei principi cardine dello stesso, ovvero di una professionalità che presenta un legame di improntato sulla fiducia e sulla collaborazione.
Perché è una questione di rilevanza così cruciale? Le ragioni sono soprattutto quelle che seguono:
- Il team risulta più produttivo, a fronte di una maggiore volontà di raggiungere determinati obiettivi prefissati.
- La persona si sente meno isolata: una delle problematiche maggiori riscontrate da quanti praticano lavoro agile. Non a caso stiamo sempre più assistendo alla diffusione degli spazi di coworking, i quali consentono a lavoratori di aziende diverse di condividere le aree dedicate all’attività lavorativa.
- Vengono incentivate le relazioni professionali tra colleghi.
- Dipendenti e collaboratori vengono stimolati a esprimere le proprie idee, perplessità, difficoltà. In questo modo avviene inoltre una responsabilizzazione della persona ulteriore a fronte di un’ottimizzazione delle soft skills.
L’uso dei device tecnologici sta consentendo uno scambio maggiore di informazioni per coloro che si trovano in smart working, dando nuova linfa al lavoro di squadra e allo stesso tempo rendendo ottimale la gestione di aspetti pratici di non secondaria importanza, come appunto la consegna di buste paga e di altri documenti di lavoro. .
Con un app per dipendenti, la gestione di queste pratiche avviene da remoto e in cloud, attraverso una completa condivisione e in totale trasparenza. Il lavoratore diventa esso stesso protagonista delle operazioni principali dal punto di vista amministrativo.
Cosa consente di fare un’app per dipendenti
I software più all’avanguardia di app per dipendenti permettono di effettuare diverse operazioni essenziali tanto per il lavoratore che per l’azienda, da qualsiasi luogo e tramite l’impiego smartphone e tablet, oltre che pc.
Si rivelano quindi un valido supporto per tutti i lavoratori, compresi quelli la cui gestione risulta più complessa come nel caso degli smart workers. Il loro impiego interessa diversi aspetti, inclusa la comunicazione aziendale interna e la consegna di documenti amministrativi, quali i cedolini paga.
Le app per dipendenti rappresentano delle applicazioni di ultima generazione e consentono al lavoratore di gestire in autonomia le seguenti questioni:
- Per ogni dipendente viene predisposto un archivio personale che contiene tutti i documenti lavorativi: buste paga, contratti, certificazioni, attestati. Il flusso di comunicazione con il reparto amministrativo risulta più snello, semplice e immediato.
- Il dipendente ha accesso in qualsiasi momento al foglio presenze e assenze. In questo modo riesce a monitorare la propria situazione e, tra l’altro, anche a chiedere ferie e permessi con facilità. In questo caso l’azienda non dovrà far altro che approvare.
- Vengono ottimizzati i tempi anche per chi si occupa della gestione delle risorse umane, in quanto i documenti si trovano tutti perfettamente organizzati: non c’è bisogno ogni volta di rintracciare e consultare un faldone cartaceo.
L’app per dipendenti permette quindi di avere sotto mano la comunicazione interna con i lavoratori e la gestione delle buste paga e degli altri documenti amministrativi che avere sempre a disposizione non guasta mai. Qualcosa che risulta produttivo sia per il lavoratore che per l’azienda.
Nota finale
Abbiamo visto quanto la gestione degli aspetti di tipo amministrativo sia complessa e particolare nel caso dei lavoratori in smart working.
L’app per dipendenti è un software semplice e intuitivo che aiuta lavoratori e aziende a comunicare e lavorare meglio. Il tutto, ed è bene specificarlo, nel rispetto della privacy della persona.
In questo modo si crea una sorta di archivio documentale di stampo digitale, dove tutto è a portata di clic. Con una conseguenza positiva ulteriore tutt’altro che irrilevante: una riduzione notevole del consumo di carta, impattante non poco sull’ambiente.