L’importanza dell’integrazione di data room virtuali
Stare al passo con i tempi è diventato sempre più importante nel mercato del lavoro e le aziende si trovano spesso ad affrontare una rivoluzione digitale senza nemmeno sapere da dove iniziare.
Tra le soluzioni strategiche di sicuro interesse per ogni tipo di azienda, sia essa piccola, media o grande, ci sono le data room virtuali. Esse rappresentano una soluzione a dir poco strategica per quanto riguarda la corretta conservazione e modifica di documenti di una certa rilevanza.
Gestire progetti complessi e che rispettino tutti i parametri di privacy e corretta conservazione di dati sensibili, permettendo allo stesso tempo al proprio team di collaborare nel migliore dei modi è esattamente quello che un buon manager sta cercando.
Rispettare in tutto e per tutto la due diligence è il percorso da intraprendere per garantirsi un futuro lavorativo roseo e grazie a ideals vdr questo è finalmente possibile.
Quali sono i maggior vantaggi dell’integrazione tecnologica
Il viaggio da intraprendere per rendere la propria azienda funzionale e competitiva nel mondo delle nuove tecnologie passa sicuramente da data rooms di spessore e affidabilità, ma bisogna anche farle interfacciare con una serie di altri software che ne permettano un uso ancora più profittevole in termini di mercato.
Tra le piattaforme che già operano a pieno regime e altrettanti software, potremmo pensare ad una integrazione con:
- Sistemi ERP e CRM, per gestire al meglio tutta la contabilità e l’aspetto finanziario, rendere automatizzati l’importazione di contratti, il rilascio di fatture e generare report di tipo finanziario.
- Strumenti di project management come Slack o Microsoft Teams, che rendano efficace una comunicazione tra tutti i membri del vostro team di lavoro in modo semplice e trasparente, garantendo anche una tracciabilità delle diverse operazioni svolte o in atto.
- Tool che permettono l’impostazione dei permessi di tipo avanzato e audit trail, affinché qualunque accesso a uno o più documenti sia registrato, verificabile e/o limitato, nel caso in cui non debba interessare ad un particolare membro del team.
Cosa fare per garantirsi un’integrazione di successo
Prima di gettarsi a capofitto e acquistare app o programmi che non fanno al caso vostro, ci vuole un approccio strutturato per capire come organizzarsi e quali tool scegliere in base alle proprie esigenze.
Ci vuole dunque un’attenta analisi preliminare, che può svolgersi in questo modo:
- Individuare i propri bisogni considerando quali reparti dell’azienda andranno a usare le data room
- Su quali tipi di documenti dovranno eventualmente lavorare
- Quali sono le integrazioni di tipo prioritario, se contabile, finanziario o altro.
Una volta individuate tutte queste necessità, sarà bene scegliere con cura un provider che faccia al caso vostro. A questo punto, bisogna considerare:
- Che ci siano delle API documentate nel modo corretto
- Che i moduli siano già pronti in merito ai prioritari software aziendali
- Che ci sia la possibilità di personalizzare a piacere workflow e permessi vari.
Infine, ultima cosa, ma di certo non meno importante, il personale va formato in modo adeguato all’utilizzo della nuova strumentazione. Dotarsi di data room e basta, per quanto funzionale possa essere, non è di certo sufficiente e si rischia di non ottenere il massimo né dallo strumento in sé, né dal proprio personale. Seguire dunque questi passi, può risultare un’idea vincente:
- Organizzare una o più sessioni di formazione per il proprio team
- Definire in modo chiaro la policy, il caricamento e la gestione di tutti i documenti
- Nominare dei referenti di fiducia all’interno del team per gestire in modo ottimale la piattaforma.
Le cose da non fare per mantenere uno standard elevato
Se i primi passaggi sono stati seguiti con la dovuta attenzione, bisogna fare ancora un piccolo sforzo per non rischiare di vanificare tutto con una cattiva gestione o con una eccessiva leggerezza.
Tra gli errori da evitare per mantenere uno standard elevato, ci sono:
- La scarsa attenzione o trascuratezza nell’assegnare o gestire i permessi. Questo potrebbe portare all’esposizione dei dati sensibili a personale non autorizzato
- Dimenticarsi di effettuare regolarmente un backup. Nonostante gli standard di sicurezza siano piuttosto elevati, bisogna essere certi di non buttare via del tempo prezioso o dei dati molto importanti a causa di un piccolo guasto o malfunzionamento
- Ignorare il fatto che una piattaforma debba essere “user-friendly” affinché i collaboratori si concentrino ad operare all’interno della data room e non cerchino scorciatoie esterne (per esempio via mail), poiché rischiano di mettere in serio pericolo tutte le procedure di sicurezza impostate con fatica.
Conclusioni
Per concludere, si può tranquillamente affermare che una virtual data room non è solo un vezzo o una moda passeggera, ma è una scelta strategicamente intelligente per mantenere aggiornata la propria azienda e aderire completamente a quelle che sono le normative in vigore.
Tra i vantaggi più significativi, ci sono di certo:
- La riduzione del carico di lavoro e dei costi legati ad operazioni complesse
- Un aumento in merito al controllo e alla gestione dei dati sensibili
- La crescita di fiducia di aziende partner che vedono in maniera positiva un approccio intelligente alla tecnologia sicura.
