Software per la gestione della prima nota: un supporto fondamentale per le aziende

Alla base di tale gestione c’è la cosiddetta prima nota, espressione con la quale si identifica sia il documento in cui si annotano i movimenti in entrata e in uscita di un’impresa in ordine cronologico sia, per estensione, la procedura stessa di registrazione.

Si tratta in sostanza di una pratica fondamentale per avere un quadro preciso della situazione economica e finanziaria dell’azienda.

In un lontano passato la prima nota veniva gestita manualmente su registri cartacei; in seguito, l’avvento dei pc ha modernizzato il processo e oggi, grazie alla sempre maggiore digitalizzazione delle procedure, la maggior parte delle aziende sceglie di adottare un software dedicato alla prima nota, una soluzione digitale che consente di automatizzare il processo rendendo più efficiente la gestione aziendale. Peraltro, vi sono software che operano sul cloud, riducendo rischi di perdite di dati e offrendo il vantaggio di accedere alla gestione da remoto, con un pc, un tablet o uno smartphone connessi alla rete Internet.

Processi automatici e semplicità d’uso

Uno dei maggiori vantaggi offerti dai moderni software di gestione della prima nota, è di rendere automatici determinati processi. Vi sono infatti app che creano in automatico i movimenti in prima nota non appena si registrano gli incassi e i pagamenti delle fatture e di altri documenti come per esempio note di debito, note di credito, corrispettivi, ricevute e modelli F24. Ovviamente, esiste sempre la possibilità di creare manualmente un movimento in prima nota.

Si deve anche sottolineare il fatto che si tratta di strumenti con interfacce intuitive che consentono di registrare i movimenti con pochi clic, riducendo non solo il rischio di errori, ma anche i tempi di lavoro.

Le funzionalità avanzate dei migliori software di prima nota

I migliori software per la gestione di prima nota sono dotati di funzionalità avanzate. Tramite apposite integrazioni, ad esempio, quando un cliente paga una fattura questa viene saldata automaticamente e il movimento di pagamento viene subito registrato in prima nota.

Tra l’altro, vi sono software grazie ai quali è possibile emettere ordini di bonifico al fornitore, senza dover accedere all’internet banking, in totale comodità e sicurezza.

Come facilmente si può immaginare, tutto ciò riduce drasticamente le operazioni manuali.

Verifiche e monitoraggio in tempo reale

Un altro aspetto interessante dei moderni software per la gestione della prima nota è la possibilità di tenere sotto controllo la situazione dell’azienda in tempo reale. Questi software infatti offrono dashboard intuitive e report dettagliati, permettendo agli utenti di visualizzare rapidamente i flussi di cassa, esaminare la liquidità aziendale, identificare eventuali anomalie ecc.

Inoltre, la possibilità di far accedere il proprio commercialista al programma, tramite un account dedicato, rende più facile anche il coordinamento e semplifica la gestione amministrativa.

Infine, l’operatività su cloud garantisce un maggiore livello di sicurezza rispetto ai tradizionali registri cartacei o ai software-on-premise senza contare il fatto che l’accessibilità da remoto permette all’utente di consultare e aggiornare i dati in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.